Un d\u00eda puede convertirse en una sucesi\u00f3n de urgencias cuando cada entrega, cada reclamo y cada llamado de un proveedor termina definiendo la agenda. Pero, \u00bfrealmente todas esas variables son inmanejables? A veces, detr\u00e1s de una jornada ca\u00f3tica hay algo m\u00e1s que imprevistos: hay procesos que todav\u00eda pueden ordenarse.<\/p>\n\n\n\n
En una conversaci\u00f3n con el titular de una PyME surgi\u00f3 una escena habitual en organizaciones donde la operaci\u00f3n cotidiana se encuentra atravesada por la urgencia.<\/p>\n\n\n\n
\u201cHoy tuve un d\u00eda tremendo, estoy para el cachetazo\u201d.<\/em><\/p>\n\n\n\n La jornada hab\u00eda incluido recorridos por distintos puntos de la ciudad y alrededores, adem\u00e1s de reclamos de clientes. Al preguntar si exist\u00eda otra manera de organizar el d\u00eda, la respuesta fue contundente: el orden de las visitas no depend\u00eda de \u00e9l, sino de los proveedores y de los reclamos que surg\u00edan.<\/p>\n\n\n\n La conversaci\u00f3n abri\u00f3 una pregunta central para cualquier proceso de consultor\u00eda organizacional: \u00bfqu\u00e9 parte de la situaci\u00f3n est\u00e1 determinada por factores externos y qu\u00e9 parte estamos dando por inmodificable?<\/p>\n\n\n\n Cuando una persona no est\u00e1 obteniendo los resultados ni el estilo de vida que declara querer, vale la pena detenerse y explorar otras alternativas de acci\u00f3n.<\/strong> Por ejemplo:<\/p>\n\n\n\n Ante estas posibilidades suelen aparecer respuestas que, al analizarlas, tambi\u00e9n merecen ser revisadas.<\/p>\n\n\n\n \u201cEse proveedor s\u00f3<\/strong>lo me<\/strong> <\/strong>si<\/strong> entrega<\/strong> a<\/strong> si voy yo\u201d<\/strong>.<\/strong> \u00bfQu\u00e9 tipo de v\u00ednculo se est\u00e1 construyendo si un proveedor no puede entregar la mercader\u00eda a otro colaborador?<\/p>\n\n\n\n \u201cLo entrego yo porque me queda de paso cuando voy a tal lugar\u201d<\/strong><\/p>\n\n\n\n \u201cTengo que ir yo porque de paso le saco el pago\u201d<\/strong><\/p>\n\n\n\n \u201cEl cliente necesita todo el pedido junto\u201d.<\/strong> En el caso analizado, la mercader\u00eda eran etiquetas para confecci\u00f3n. Se utilizaban aproximadamente cien por d\u00eda, mientras que el pedido comprend\u00eda varios miles. Esto abr\u00eda la posibilidad de revisar si era realmente necesario recibir todo junto.<\/p>\n\n\n\n \u201cEs imposible programar el d\u00eda porque tengo que esperar el llamado del proveedor\u201d.<\/strong> En este caso, el proveedor tampoco ten\u00eda una fecha precisa porque desconoc\u00eda cu\u00e1ndo ingresar\u00eda la producci\u00f3n a m\u00e1quina y cu\u00e1nto demorar\u00eda. La incertidumbre exist\u00eda, pero eso no necesariamente significaba que toda la agenda tuviera que quedar sin planificaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Es posible que en una PyME existan variables externas dif\u00edciles de controlar. Tambi\u00e9n es cierto que la forma en que organizamos el trabajo puede aumentar esa incertidumbre cuando actuamos desde la informalidad o asumimos que determinadas situaciones no pueden modificarse.<\/p>\n\n\n\n La gesti\u00f3n de procesos no implica eliminar todos los imprevistos. Implica identificar qu\u00e9 decisiones, acuerdos y formas de trabajo pueden anticiparse, ordenarse y coordinarse mejor.<\/p>\n\n\n\n Por ejemplo, cuando hacemos un pedido a un proveedor podemos formalizarlo mediante una orden de compra o una nota de pedido, establecer una fecha de entrega y dejar especificados los materiales o insumos necesarios para el trabajo.<\/p>\n\n\n\n M\u00e1s que preguntarnos solamente cu\u00e1ndo va a entregar el proveedor, tambi\u00e9n podemos revisar la calidad de la planificaci\u00f3n interna:<\/p>\n\n\n\n Ordenar una operaci\u00f3n no siempre requiere grandes cambios. Muchas veces comienza por hacer visibles las decisiones que hoy se toman por costumbre, revisar los supuestos que las sostienen y encontrar alternativas que permitan una mejor coordinaci\u00f3n del trabajo.<\/strong><\/p>\n\n\n\n En esta empresa, al revisar los supuestos encontramos soluciones sencillas, que generaron un a disminuci\u00f3n importantes de las urgencias.<\/p>\n\n\n\n Las urgencias que no se pudieron resolver con esas acciones sencillas, dieron lugar a implementar un proceso de \u201cNO CONFORMIDAD INTERNO\u201d que fueron encontrando en algunos casos situaciones m\u00e1s complejas de resoluci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Lo concreto es que con ambos procesos (an\u00e1lisis de supuestos y proceso de no conformidad interno) se disminuyeron en forma muy considerables las urgencias.<\/p>\n\n\n\n Si en tu PyME gran parte del d\u00eda se define por reclamos, llamados, entregas imprevistas o decisiones que dependen de una sola persona, puede ser momento de revisar c\u00f3mo est\u00e1n funcionando los procesos y la organizaci\u00f3n del trabajo.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Un d\u00eda puede convertirse en una sucesi\u00f3n de urgencias cuando cada entrega, cada reclamo y cada llamado de un proveedor termina definiendo la agenda. 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Cuando la informalidad se convierte en una limitaci\u00f3n<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Planificar tambi\u00e9n es revisar lo que damos por sentado<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
La pregunta que queda abierta<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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\u00bfTu empresa funciona apagando urgencias?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n