Cuando todo depende de la urgencia: el desafío de organizar la logística en una PyME

Un día puede convertirse en una sucesión de urgencias cuando cada entrega, cada reclamo y cada llamado de un proveedor termina definiendo la agenda. Pero, ¿realmente todas esas variables son inmanejables? A veces, detrás de una jornada caótica hay algo más que imprevistos: hay procesos que todavía pueden ordenarse.

Una jornada dominada por los imprevistos

En una conversación con el titular de una PyME surgió una escena habitual en organizaciones donde la operación cotidiana se encuentra atravesada por la urgencia.

“Hoy tuve un día tremendo, estoy para el cachetazo”.

La jornada había incluido recorridos por distintos puntos de la ciudad y alrededores, además de reclamos de clientes. Al preguntar si existía otra manera de organizar el día, la respuesta fue contundente: el orden de las visitas no dependía de él, sino de los proveedores y de los reclamos que surgían.

¿Qué variables realmente no se pueden gestionar?

La conversación abrió una pregunta central para cualquier proceso de consultoría organizacional: ¿qué parte de la situación está determinada por factores externos y qué parte estamos dando por inmodificable?

Cuando una persona no está obteniendo los resultados ni el estilo de vida que declara querer, vale la pena detenerse y explorar otras alternativas de acción. Por ejemplo:

• ¿Al proveedor podría ir otro colaborador?
• ¿Al cliente se lo podría contactar para coordinar la visita para otro día, según cuándo se vuelva a esa zona?
• ¿Un pedido podría entregarse en forma fraccionada, dejando el resto para la semana siguiente?

Ante estas posibilidades suelen aparecer respuestas que, al analizarlas, también merecen ser revisadas.

Cuando la informalidad se convierte en una limitación

“Ese proveedor sólo me si entrega a si voy yo”. ¿Qué tipo de vínculo se está construyendo si un proveedor no puede entregar la mercadería a otro colaborador?

“Lo entrego yo porque me queda de paso cuando voy a tal lugar”

“Tengo que ir yo porque de paso le saco el pago”

“El cliente necesita todo el pedido junto”. En el caso analizado, la mercadería eran etiquetas para confección. Se utilizaban aproximadamente cien por día, mientras que el pedido comprendía varios miles. Esto abría la posibilidad de revisar si era realmente necesario recibir todo junto.

“Es imposible programar el día porque tengo que esperar el llamado del proveedor”. En este caso, el proveedor tampoco tenía una fecha precisa porque desconocía cuándo ingresaría la producción a máquina y cuánto demoraría. La incertidumbre existía, pero eso no necesariamente significaba que toda la agenda tuviera que quedar sin planificación.

Planificar también es revisar lo que damos por sentado

Es posible que en una PyME existan variables externas difíciles de controlar. También es cierto que la forma en que organizamos el trabajo puede aumentar esa incertidumbre cuando actuamos desde la informalidad o asumimos que determinadas situaciones no pueden modificarse.

La gestión de procesos no implica eliminar todos los imprevistos. Implica identificar qué decisiones, acuerdos y formas de trabajo pueden anticiparse, ordenarse y coordinarse mejor.

Por ejemplo, cuando hacemos un pedido a un proveedor podemos formalizarlo mediante una orden de compra o una nota de pedido, establecer una fecha de entrega y dejar especificados los materiales o insumos necesarios para el trabajo.

La pregunta que queda abierta

Más que preguntarnos solamente cuándo va a entregar el proveedor, también podemos revisar la calidad de la planificación interna:

• ¿Los tiempos que nos informa el proveedor son consistentes y coherentes con nuestras necesidades?
• ¿Las fechas de entrega están alineadas con nuestro proceso de trabajo?
• ¿Qué parte de la agenda depende realmente de variables externas y qué parte podemos organizar de otra manera?

Ordenar una operación no siempre requiere grandes cambios. Muchas veces comienza por hacer visibles las decisiones que hoy se toman por costumbre, revisar los supuestos que las sostienen y encontrar alternativas que permitan una mejor coordinación del trabajo.

En esta empresa, al revisar los supuestos encontramos soluciones sencillas, que generaron un a disminución importantes de las urgencias.

Las urgencias que no se pudieron resolver con esas acciones sencillas, dieron lugar a implementar un proceso de “NO CONFORMIDAD INTERNO” que fueron encontrando en algunos casos situaciones más complejas de resolución.

Lo concreto es que con ambos procesos (análisis de supuestos y proceso de no conformidad interno) se disminuyeron en forma muy considerables las urgencias.

¿Tu empresa funciona apagando urgencias?

Si en tu PyME gran parte del día se define por reclamos, llamados, entregas imprevistas o decisiones que dependen de una sola persona, puede ser momento de revisar cómo están funcionando los procesos y la organización del trabajo.